Pengembangan digitalisasi proses bisnis merupakan tahapan digitalisasi dari penyusunan peta proses bisnis yang mencakup suatu keseluruhan gambar hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit di dalamnya. PT. Akses Pelabuhan Indonesia adalah salah satu perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang telah mengintegrasikan semua proses bisnis dan informasi yang ada di dalam perusahaan ke dalam aplikasi berbasis elektronik.
Sebelum melakukan pengembangan digitalisasi proses bisnis, PT. Akses Pelabuhan Indonesia terlebih dahulu telah melakukan Penyusunan Peta Proses Bisnis yang didampingi oleh tim konsultan dari Cognoscenti Consulting Group. Diawali pada tahun 2020 dimana Cognoscenti Consulting telah mendampingi PT. Akses Pelabuhan Indonesia dalam penyusunan peta proses yang merupakan gambaran aktivitas yang sudah disepakati antar setiap unit kerja, sehingga dapat mewakilkan seluruh kegiatan yang ada di dalam perusahaan. Setelah disusun peta sub proses yang dikembangkan dari peta proses selanjutnya barulah dapat dilakukan penyusunan peta relasi dimana peta ini menunjukan keterkaitan antar unit kerja dan prosesnya. Dari penyusunan peta relasi tersebut maka peta lintas fungsi dapat digambarkan sebagai tahapan proses kegiatan yang menghubungkan antar unit kerja sesuai dengan tujuan PT. Akses Pelabuhan Indonesia. Dari dokumen peta proses bisnis yang telah berhasil disusun dan dikembangkan dengan menggunakan kerangka tiga dimensi.
Gambar 1. Peta Proses Bisnis dengan menggunakan Metode 3 Dimensi
PT. Akses Pelabuhan Indonesia merasa sangat perlu untuk dilakukan tahapan selanjutnya yaitu pengembangan digitalisasi proses bisnis. Sehingga dokumen manual proses bisnis yang telah disusun dapat diintegrasikan ke dalam sebuah aplikasi berbasis website yang yang dikembangkan oleh Tim Konsultan Cognoscenti Consulting Group. Aplikasi website yang terintegrasi ini dikenal dengan nama Progresia yang merupakan sebuah aplikasi Business Process Modelling. Aplikasi ini menintegrasikan
semua proses bisnis dan informasi yang ada di dalam perusahaan. Aplikasi bebasis web ini dapat
diandalkan, ringan, dan mudah digunakan.
Gambar 2. halaman login Website Progresia PT. Akses Pelabuhan Indonesia.
Berdasarkan Rencana Kerja Manajemen dan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan tahun 2020. Di mana salah satu kegiatan PT. API untuk mendapatkan penilaian di dalam Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditargetkan adalah penerapan ISO 9001:2015 dengan adanya pengembangan digitalisasi proses bisnis. Sehingga semua alur peta lintas fungsi yang sudah digambarkan secara manual seperti salah satu contoh alur proses kegiatan di PT. Akses Pelabuhan Indonesia yang digambarkan di bawah ini.
Gambar 2. Salah satu contoh dokumen manual Peta Lintas Fungsi
PT. Akses Pelabuhan Indonesia, Pengelolaan Laporan Keuangan.
Selanjutnya dari dokumen manual tersebut akan dituangkan ke dalam aplikasi berbasis website yang dapat memudahkan seluruh stakeholders di PT. Akses Pelabuhan Indonesia untuk melakukan kegiatan proses bisnis yang rutin dilakukan secara efektif dan efisien dengan adanya Progresia.
Gambar 3. API-05.03.CFM.01 Pengelolaan Laporan Keuangan yang telah terintegrasi ke dalam aplikasi Progresia.
Aplikasi Progresia yang berhasil dikembangkan di PT. Akses Pelabuhan Indonesia ini dapat mudah diakses dan digunakan, selain itu semua proses yang sedang berjalan dapat dipantau setiap saat oleh unit kerja yang terkait. Sehingga dapat memudahkan pihak perusahaan untuk melakukan monitoring setiap waktu.
Gambar 4. Kotak aktivitas yang sudah selesai dijalankan ditandai dengan kotak warna hijau di dalam Progresia.
Dalam aplikasi progresia ini semua kotak aktivitas yang sudah selesai dijalankan akan ditandai dengan kotak aktivitas berwarna hijau seperti contoh gambar diatas. Sedangkan untuk kotak aktivitas yang sedang berjalan akan ditandai dengan Kotak aktivitas berwarna biru seperti yang ditunjukkan dalam contoh di bawah ini.
Gambar 5. Kotak Aktivitas yang sedang berjalan ditandai dengan kotak warna biru.
Standar Operasional dalam progresia dilengkapi dengan adanya mutu baku, keterangan resiko pada masing-masing proses kegiatan.
Dari gambar 5, yang ditunjukkan diatas dapat membantu setiap unit kerja untuk monitoring aktivitas yang dijalankan sudah sejauh mana dilakukan. Dengan adanya kemampuan telusur proses yang sudah dilakukan ini maka dapat dipantau melalui aplikasi secara online. Hal ini selaras dengan penilaian di dalam Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditargetkan PT. Akses Pelabuhan Indonesia dalam penerapan ISO 9001:2015.
Untuk keperluan lebih lanjut dapat langsung menghubungi Customer Service kami di nomor 08118177358 atau nomor telepon (021) 2902 2129/ Faksimile (021) 2902 2121 dan email di [email protected] serta mengakses website Cognoscenti Consulting Group di www.ccg.co.id untuk informasi lebih lengkapnya.