Published: 27 Maret 2023
By: Irfan Anwar
SOP Digital Business Automation Workflow Engine
SOP DIGITAL – Organisasi merupakan wadah yang kompleks dari sekumpulan orang-orang untuk bekerja sama guna sebagai upaya mencapai tujuan tertentu dan dilakukan secara terpimpin serta sistematis dengan didukung unsur-unsur terpadu, terorganisir, yang saling berkaitan satu sama lain.
Untuk menjalankan sebuah organisasi, tentunya dibutuhkan sistem sistem tertentu, agar organisasi dapat berjalan secara teratur dan memiliki konsistensi kualitas yang baik. Salah satu sistem yang sangat penting bagi organisasi adalah sistem manajemen mutu.
Sistem manajemen mutu merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi dalam kaitannya dengan mutu.
Sistem manajemen mutu merupakan hal yang penting bagi suatu organisasi karena penerapan sistem manajemen mutu yang baik pada suatu organisasi dapat membantu organisasi tersebut
untuk meningkatkan kinerjanya secara keseluruhan dan menyediakan dasar yang kuat untuk inisiatif pembangunan berkelanjutan. Salah satu standar terkait sistem manajemen mutu organisasi adalah ISO 9001 : 2015.
ISO 9001:2015 merupakan sebuah standar yang diterbitkan oleh IOS (International Organization for Standarization). IOS adalah organisasi dunia yang mengelola seluru standar-standar yang berlaku di negara-negara anggotanya dari seluruh dunia,
termasuk terkait manajemen mutu. Organisasi dapat memperoleh sertifikat ISO 9001:2015 apabila sudah memenuhi beberapa kriteria-kriteria yang dituangkan dalam pasal-pasal pada standar ISO 9001:2015.
Organisasi yang sudah memperoleh sertifikasi ISO 9001:2015 dapat dikatakan sudah menjaga mutu pada organasi tersebut. Organisasi ataupun perusahaan yang sudah tersertifikasi ISO 9001:2015
dapat lebih mendapatkan kepercayaan dari customer ataupun calon customer karena dengan mutu yang baik dan terjamin, proses serta produk yang dihasilkan dapat lebih terjamin mutu dan kualitasnya.
Memenuhi kriteria-kriteria yang ada pasal-pasal ISO 9001:2015 tentunya bukan perkara mudah, karena banyak hal yang harus dipenuhi. Salah satu hal yang harus dipenuhi adalah kewajiban organisasi untuk
mendokumentasikan informasi dan dokumen yang ada dalam proses organisasi tersebut. Hal tersebut tertuang pada Pasal 7.5 di ISO 9001:201 yang berbunyi bahwa Sistem manajemen mutu organisasi meliputi informasi yang terdokumentasi.
Informasi-informasi yang terdokumentasi tentunya akan mempermudah organisasi untuk mengakses dokumen-dokumen informasi tersebut apabila dibutuhkan di kemudian hari.
Salah satu informasi organisasi yang penting untuk didokumentasikan adalah Standar Operasional Prosedur (SOP).
SOP merupakan merupakan tata cara atau tahapan yang dibuat tertulis dan distandarkan mengenai berbagai proses. SOP dapat digunakan sebagai dasar mengatur cara kerja seluruh individu dalam suatu organisasi.
Secara umum, tujuan SOP adalah untuk menjamin setiap unit kerja menjalankan aktivitas dengan tepat, cepat, efektif, efisien, dan terhindar dari kesalahan.
SOP meliputi kegiatan yang dilaksanakan, siapa yang melaksanakan kegiatan,
bagaimana cara melaksanakannya, syarat dan ketentuan serta mutu bakunya. SOP saat ini masih banyak digunakan dalam bentuk konvensional baik dicetak atau hanya diarsipkan pada komputer.
Padahal SOP dapat dilakukan dalam bentuk digital yang tentunya dapat memiliki banyak manfaat. Beberapa manfaat dari SOP digital antara lain :
- Informasi perusahaan yang terdokumentasi secara digital.
Dengan menggunakan SOP digital, semua proses yang terjadi di suatu organisasi dan juga dokumen yang digunakan dapat tersimpan secara digital.
Penyimpanan secara digital ini dapat membuat penyimpanan data menjadi lebih aman dan juga lebih mudah di proses apabila dibutuhkan.
- Mempermudah dalam pelaksaaan audit, baik dalam audit internal ataupun eksternal.
Pada saat pelaksanaan audit, tentunya auditor seringkali meminta dokumen atau bukti pelaksanaan suatu proses kegiatan. Dengan adanya SOP digital ini, tentunya pengguna akan lebih mudah untuk mencari dokumen yang dibutuhkan,
karena terarsip secara digital dan dapat diakses secara real time.
- Standarisasi prosedur.
Dengan menggunakan SOP digital, maka prosedur yang dijalankan akan lebih mudah untuk di sesuaikan dengan standar yang berlaku, Selain itu, dengan menggunakan SOP digital, maka SOP yang ada pada perusahaan dapat lebih terjamin kesesuaian antar SOP nya.
Salah satu Aplikasi SOP digital yang dimiliki oleh Cognoscenti Consulting Group adalah Progresia. Progresia adalah aplikasi yang digunakan untuk menjalankan semua SOP perusahaan secara digital dan terpantau secara real time.
Penggunaan progresia dapat mempermudah organisasi dalam memelihara proses-proses yang ada dalam organisasi. Selain itu, dengan menggunakan progresia maka dapat membantu organisasi untuk memenuhi pasal 4.4 pada ISO 9001:2015.
Pada progresia, dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses tertentu dapat terdokumentasikan dan tersimpan rapih pada server progresia, sehingga dapat diakses ketika dibutuhkan.
Sebagai contoh pada gambar 1 yang merupakan proses yang ada progresia. Pada beberapa tahapan proses tersebut, pengguna progresia harus mengupload dokumen yang merupakan hal penting dalam proses tersebut (gambar 2).
Gambar 1. Contoh Alur Kegiatan pada Progresia
Gambar 2. Contoh form penguploadan dokumen pada progresia
Setelah dokumen diupload dan proses yang dijalankan selesai, maka dokumen dokumen beserta proses yang berjalan akan disimpan pada server progresia.
Penyimpanan dokumen-dokumen serta informasi proses yang berjalan kemudian dapat diakses Kembali oleh pengguna apabila dibutuhkan dikemudian hari, terutama pada saat audit. Dengan adanya fitur ini pada progresia,
maka nantinya perusahaan akan lebih mudah untuk memenuhi pasal 4.4 pada ISO 9001:2015.
Bagi pembaca yang berminat atau ingin mengetahui lebih dalam terkait progresia dapat menghubungi nomor marketing CCG berikut : 08118177358.
DAFTAR PUSTAKA
Tukiran, M. 2016. Membangun Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan ISO 9001:2015. Yogyakarta : Leutikaprio.
SOP Digital Business Automation Workflow Engine