EFEKTIVITAS HUBUNGAN KERJA ANTAR UNIT ORGANISASI DENGAN PROSES BISNIS
Efektivitas Organisasi tingkat ketepatan atau keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan yang sama antara pimpinan dan karyawan guna memenuhi kebutuhan bersama.
Dalam membangun/menciptakan Efektivitas organisasi, tentunya diperlukan keterlibatan dari berbagai pelaku organisasi khususnya dalam menghadapi hambatan pada sebuah organisasi.
Ada tiga hambatan dalam organisasi yaitu: Alignment gap, Effect gap, dan Knowledge gap, seperti pada gambar berikut:
Sumber: Stephen Bungay, The Art of Execution.
London: Nicholas Brealey Publishing, 2011
- Alignment Gap yaitu ketidaksesuaian antara apa yang direncanakan dan apa yang dilaksanakan
- Effect Gap yaitu ketidaksesuaian antara apa yang dilaksanakan dan akibat yang diharapkan
- Knowledge Gap yaitu ketidaksesuaian antara akibat yang diharapkan dan apa yang direncanakan terjadi.
Solusi dalam mengatasi hambatan tersebut Organisasi juga perlu membangun tiga hal yaitu :
- Organisasi merumuskan dan mengandalkan suatu arah yang memiliki konsep berdasarkan intelektualitas yang teruji;
- Organisasi perlu membangun kepemimpinan yang dilandasi oleh moralitas dan pendekatan manusiawi;
- Organisasi perlu membangun hal-hal yang berkaitan dengan manajemen sebagai pengelolaan teknis operasional organisasi.
Selain itu efektivitas organisasi akan tercipta apabila telah terciptanya efektivitas kelompok dan efektivitas individu.
Berdasarkan di atas, maka dapat terlihat jelas hubungan di antara ketiganya antara efektivitas inidividu, efektivitas kelompok dan efektivitas organisasi.
Efektivitas individu tentu akan mendukung efektivitas kelompok dan efektivitas kelompok akan mendukung efektivitas organisasi. Sehingga dengan begitu pencapaian tujuan organisasi bergantung kepada suatu efektivitas kelompok.
Demikian juga dengan efektivitas kelompok yang bergantung dengan efektivitas individu. Untuk efektivitas organisasi diperlukan kolaborasi antar individu, kelompok, hingga menciptakan efektivitas organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Dalam hal ini dalam sebuah organisasi adalah kolaborasi dalam menjalankan kegiatan pekerjaan antar divisi/unit kerja.
Proses Bisnis menjadi solusi yang tepat bagi suatu organisasi dalam mengatur kegiatan antar divisi/unit kerja dalam mendobrak ego sectoral yang terjadi dalam organisasi.
Proses bisnis terdiri dari 4 gambar, yaitu Peta Proses (Process Map), Peta Sub Proses (Sub Process Map), Peta Relasi (Relationship Map), dan Peta Lintas Fungsi (Cross Fungtional Map).
Process Map dan Sub Process Map merupakan peta yang menunjukkan hubungan keterkaitan antara proses yang satu dengan proses lainnya. Contohnya dapat dilihat pada gambar 1 berikut:
Peta proses berisi Kotak-kotak yang dihasilkan dari pengelompokan kegiatan yang dapat kita beri nama, seperti pada contoh diberi nama XYZ-01, XYZ-02, dan seterusnya. Sesuai dengan inisial nama perusahaan/organisasi.
Peta proses ini juga merupakan rangkaian kegiatan utama yang kita dapatkan dari analisis rencana strategis dan juga program-program prioritas yang ditetapkan
Gambar 1 Peta Proses
Kemudian Dari peta proses ini dapat detailkan menjadi rangkaian proses yang lebih rinci yaitu sub proses dimana Peta sub proses yang merupakan turunan dari kelompok-kelompok proses yang sudah didefinisikan.
Secara jelas dapat dilihat pada gambar 2 sebagai berikut:
Gambar 2 Peta Sub Proses
Selanjutnya peta relasi / Relationship map merupakan peta yang menunjukkan hubungan keterkaitan antara satu proses tertentu dengan pelaku yang terlibat dalam proses tersebut. Contohnya seperti pada gambar 3 sebagai berikut:
Gambar 3 Peta Relasi
Dan terakhir Gambar Cross functional map merupakan peta yang menunjukkan hubungan keterkaitan antara pelaku-pelaku yang terlibat dalam satu proses dengan aktivitas apa saja yang menjadi peran masing-masing pelaku.
Dalam penyusunan peta proses bisnis ada 3 hal yang perlu di perhatikan, yaitu:
- Kotak proses bukan unit kerja, tapi kegiatan.
- Penyusunan Peta proses bisnis dibangun secara konsesus/kesepakatan
- Penyusunan Peta proses bisnis, simple is better.
Dalam melihat kefektifan organisasi, kunci dalam pembangunan peta proses bisnis adalah Prinsip yang pertama yaitu Kotak bukan Unit Kerja adalah Proses/Kegiatan adalah puncak dari pemetaan sebuah Proses Bisnis yaitu
Peta Lintas Fungsi (Cross functional map / CFM). Dimana Peta Lintas Fungsi menggambarkan alur kerja antar unit kerja yang berkesinambungan untuk mencapai tujuan atau menghasilkan nilai tambah.
Peta lintas Fungsi ini juga memperlihatkan bagaimana setiap pelaku mempunyai perannya masing-masing sehingga tidak terjadi tumpang tindih yang dapat menghambat efektivitas hubungan kerja antar unit organisasi.
Contoh gambar peta lintas fungsi dapat dilihat pada gambar 4, sebagai berikut:
Gambar 4 Peta Lintas Fungsi
Dengan menerapkan proses bisnis ini, maka seluruh unit dalam organisasi akan berjalan sesuai dengan peran yang sudah dimandatkan dengan adanya kolaboarasi antar unit.
Sehingga terjadi pola koodinasi yang jelas dan baik dan mudah dipahami oleh seluruh pihak terkait.
Daftar Pustaka
Tukiran, Martinus. 2016. Membangun Organisasi Unggul. Yogyakarta: Leutikaprio